Los formularios de autorización de antecedentes deben mantenerse en un archivo estrictamente confidencial, separado del archivo personal del empleado o en archivos digitales de acceso restringido. Los resultados de la verificación de antecedentes también deben mantenerse privados y confidenciales, ya sea en línea o en forma física.
¿Puede mantener las verificaciones de antecedentes en el archivo de personal?
Documentos de contratación Parte 2: aunque la mayoría de los documentos de contratación se pueden guardar en el archivo de personal ordinario del empleado, la verificación de antecedentes/crédito y la información de referencia deben guardarse en un lugar separado.
¿Qué se debe mantener en el archivo de personal de los empleados?
Qué mantener en un archivo de personal
descripción del trabajo para el puesto.
solicitud de empleo y/o currículum.
oferta de empleo.
Formulario W-4 del IRS (certificado de exención de retención del empleado)
recibo o acuse de recibo firmado del manual del empleado.
evaluaciones de desempeño.
formularios relacionados con los beneficios de los empleados.
¿Qué documentos no deben llevarse en un expediente personal?
Ejemplos de elementos que no deben incluirse en el archivo de personal son:
Registros previos al empleo (con la excepción de la solicitud y el currículum)
Documentos de transacción de asistencia mensual.
Quejas de denunciantes, notas generadas a partir de investigaciones informales de quejas por discriminación, Ombuds o Clima del campus.
¿Debo solicitar mi expediente personal?
Conclusión. En California, tiene derecho a acceder a sus registros de empleo, incluido su archivo personal, registros de nómina o documentos que haya firmado. El proceso es simple y lo puede hacer usted mismo.
¿Cuánto tiempo se guardan los archivos del personal?
Obligaciones generales Los patrones están obligados a realizar y mantener registros de empleo durante siete (7) años.
¿Cuántos archivos debe tener un empleado?
Recomendamos que los empleadores mantengan al menos cuatro tipos de archivos: 1. Archivo de personal de empleados individuales: generalmente, este archivo contiene información relacionada con el trabajo, como la solicitud de un empleado, documentación de desempeño, historial de salarios, registros de capacitación y detalles de terminación.
¿Dónde se deben guardar los archivos de personal?
Los archivos de los empleados deben almacenarse en un lugar seguro y mantenerse estrictamente confidenciales. El acceso debe estar restringido a aquellos con una necesidad legítima de saber o según lo exija la ley.
¿Quién debe tener acceso a los archivos de personal?
Los archivos de los empleados de [Nombre de la empresa] son mantenidos por el departamento de recursos humanos (HR) y se consideran confidenciales. Los gerentes y supervisores, además del director de recursos humanos y sus subordinados, solo pueden tener acceso a la información del archivo de personal cuando sea necesario.
¿Qué registros de nómina se deben llevar?
Los registros de nómina son documentos con cualquier información sobre la nómina de una empresa, incluidos datos sobre empleados, cheques de pago e impuestos. Según la ley federal, debe conservar los registros de nómina durante tres años y los registros de impuestos sobre la nómina, como los impuestos de desempleo, durante cuatro años.
¿Cuánto tiempo permanece en el archivo una nota de archivo?
La guía no reglamentaria Acas: disciplina y agravios en el trabajo, que acompaña al código, establece que las advertencias normalmente deben estar vivas solo por un período determinado, por ejemplo, seis meses para una primera advertencia escrita y 12 meses para una última advertencia escrita.
¿Debe guardar copias de la identificación en los archivos de personal?
Los empleadores deben tener cuidado antes de decidir conservar copias de los documentos de respaldo del Formulario I-9 de los empleados. Esto es especialmente cierto si las copias muestran que la identificación no se relaciona razonablemente con el empleado”. Si los empleadores deciden conservar aunque sea una sola copia de un documento, deben hacer y conservar copias de todos los documentos de los trabajadores.
¿Tiene derecho a ver su expediente personal?
Como empleado, ¿tengo derecho a ver mis archivos personales?
La respuesta corta es sí’. Tiene derecho a hacer un SAR a su empleador, solicitando ver sus archivos personales, en cualquier momento. Su empleador tiene derecho a preguntarle por qué desea ver sus archivos, pero luego debe proporcionarle todos sus registros.
¿Mi expediente personal es confidencial?
La ley de California exige que todos los archivos y registros del personal de los empleados estén suficientemente protegidos contra la divulgación de terceros. El empleador debe tener cuidado de garantizar la confidencialidad de los registros de los empleados en todo momento.
¿Puedes mirar tu archivo de empleado?
Sí. Puede inspeccionar su archivo/registros de personal en momentos e intervalos razonables. Para facilitar su inspección, su empleador debe hacer todo lo siguiente: Mantener una copia de los registros de personal de cada empleado por no menos de 3 años.
¿Qué hay en un registro de personal?
Los registros de personal, o archivos de personal, pertenecen a los empleados de una organización y consisten en información completa y acumulada. Los registros de personal generalmente los mantiene el departamento de recursos humanos de una agencia e incluyen información relevante sobre la solicitud de un empleado, la descripción del trabajo, los datos salariales y más.
¿Cuánto tiempo tiene que conservar los formularios i9 para empleados despedidos?
Las regulaciones federales establecen que debe conservar un Formulario I-9 para cada persona que contrate durante tres años después de la fecha de contratación, o un año después de la fecha de finalización del empleo, lo que ocurra más tarde.
¿Cuánto tiempo tiene que guardar las notas de la entrevista?
Dado que estas notas se relacionan con su decisión de contratación, deben conservarse durante al menos un año, de acuerdo con las regulaciones de la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo. Sin embargo, no tienen que mantenerse en un archivo personal. Si tiene la intención de mantener estas notas separadas, tenga cuidado al tomar notas durante las entrevistas.
¿Se puede mantener i9 en el archivo de personal?
Almacenamiento del Formulario I-9 en papel original Los empleadores que opten por conservar copias en papel de los documentos que presenten sus empleados pueden guardarlos con el Formulario I-9 del empleado o con los registros de los empleados. Sin embargo, USCIS recomienda que los empleadores mantengan el Formulario I-9 separado de los registros de personal para facilitar una solicitud de inspección.
¿Cómo se gestionan los archivos de los empleados?
Ya sea que utilice archivos en papel, electrónicos o ambos, la consistencia es la clave para un mantenimiento de registros eficaz. Por ejemplo, si sus registros de contratación están ordenados por nombre de empleado, organice los registros de nómina de la misma manera. Mantenga el mismo sistema en todos los tipos de registros y asegúrese de que sus carpetas de archivos tengan nombres precisos y uniformes.
¿Cuánto tiempo necesita para mantener los registros de recursos humanos?
En caso de duda, debe conservar los registros de los empleados durante al menos 6 años para cubrir el límite de tiempo para que una persona pueda iniciar una acción legal civil; sin embargo, la siguiente tabla resume los períodos de retención legales para los diferentes tipos de datos de los empleados.
¿Qué es la exención de registros de empleados?
¿Qué es la exención de registros de empleados?
La ‘exención de registros de empleados’ exime a los empleadores del sector privado de tener que cumplir con la Ley de Privacidad cuando manejan la información personal de un empleado para un propósito directamente relacionado con la relación laboral.
¿Cuánto tiempo necesita un empleador para conservar los registros médicos?
Requisitos de retención El registro médico de cada empleado debe conservarse y mantenerse durante al menos la duración del empleo más 30 años, a menos que una norma específica de seguridad y salud ocupacional establezca un período de tiempo diferente.
¿Puede un ex empleado hablar mal de ti?
En resumen, sí. No existen leyes federales que restrinjan lo que un empleador puede o no puede decir sobre un ex empleado. Dicho esto, algunos empleadores son extremadamente cautelosos acerca de lo que dicen y no dicen para minimizar su responsabilidad en caso de una demanda.
¿Recursos humanos mantiene las cosas confidenciales?
La mayoría de las veces, la respuesta es nada, ya que Recursos Humanos no tiene la obligación de mantener demasiadas cosas confidenciales. Dicho esto, se espera que tenga discreción y juicio experto. Los buenos profesionales de recursos humanos hacen todo lo posible para limitar la exposición de información delicada compartida por los empleados a la necesidad de conocerla.