Los empleadores deben conservar toda la documentación relacionada con el trabajo, como registros de contratación, revisiones de desempeño, medidas disciplinarias y descripciones de puestos en el archivo general de personal de un empleado. La Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA, por sus siglas en inglés) prohíbe a los empleadores incluir información médica en el archivo de personal general de un empleado.
¿Qué documentos se deben conservar en el expediente personal de un empleado?
Qué mantener en un archivo de personal
descripción del trabajo para el puesto.
solicitud de empleo y/o currículum.
oferta de empleo.
Formulario W-4 del IRS (certificado de exención de retención del empleado)
recibo o acuse de recibo firmado del manual del empleado.
evaluaciones de desempeño.
formularios relacionados con los beneficios de los empleados.
¿Qué documentos no deben llevarse en un expediente personal?
Ejemplos de elementos que no deben incluirse en el archivo de personal son:
Registros previos al empleo (con la excepción de la solicitud y el currículum)
Documentos de transacción de asistencia mensual.
Quejas de denunciantes, notas generadas a partir de investigaciones informales de quejas por discriminación, Ombuds o Clima del campus.
¿Qué se lleva en un archivo de personal?
Los expedientes de personal suelen contener documentos que el empleado ya ha revisado y por lo que está familiarizado con su contenido. Esto incluye documentos como solicitudes de empleo, evaluaciones de desempeño, cartas de reconocimiento, registros de capacitación y formularios relacionados con transferencias y promociones.
¿Deben guardarse las notas de las entrevistas en el archivo del personal?
Durante las entrevistas de trabajo, usted (o el gerente de contratación) probablemente tomará notas sobre el candidato. Dado que estas notas se relacionan con su decisión de contratación, deben conservarse durante al menos un año, de acuerdo con las regulaciones de la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo. Sin embargo, no tienen que mantenerse en un archivo personal.
¿Cuánto tiempo necesita para mantener los archivos de personal?
Obligaciones generales Los patrones están obligados a realizar y mantener registros de empleo durante siete (7) años. Los registros deben estar: en un formato que sea fácilmente accesible para un inspector autorizado. en forma legible y en inglés (preferiblemente en inglés simple y sencillo)
¿Dónde se deben guardar los archivos de personal?
Los archivos de los empleados deben almacenarse en un lugar seguro y mantenerse estrictamente confidenciales. El acceso debe estar restringido a aquellos con una necesidad legítima de saber o según lo exija la ley.
¿Cuántos archivos de empleados debe tener?
Recomendamos que los empleadores mantengan al menos cuatro tipos de archivos: 1. Archivo de personal de empleados individuales: generalmente, este archivo contiene información relacionada con el trabajo, como la solicitud de un empleado, documentación de desempeño, historial de salarios, registros de capacitación y detalles de terminación.
¿Qué se incluye en los registros de empleo?
garantizar que se cree y conserve un registro resumido adecuado del historial de servicio de cada empleado. El registro resumido debe incluir el nombre del empleado, fecha de nacimiento, fechas de empleo/servicio, puestos ocupados y salario, y lugares donde trabajó. Estas actas resumidas se requieren como archivos de Estado.
¿Puedo solicitar mi expediente personal?
La respuesta corta es sí’. Tiene derecho a hacer un SAR a su empleador, solicitando ver sus archivos personales, en cualquier momento. Su empleador tiene derecho a preguntarle por qué desea ver sus archivos, pero luego debe proporcionarle todos sus registros.
¿Cuánto tiempo permanece en el archivo una nota de archivo?
La guía no reglamentaria Acas: disciplina y agravios en el trabajo, que acompaña al código, establece que las advertencias normalmente deben estar vivas solo por un período determinado, por ejemplo, seis meses para una primera advertencia escrita y 12 meses para una última advertencia escrita.
¿Se deben guardar los resultados de la verificación de antecedentes en los archivos del personal?
Conclusión. Los formularios de autorización de antecedentes deben mantenerse en un archivo estrictamente confidencial, separado del archivo personal del empleado o en archivos digitales de acceso restringido. Los resultados de la verificación de antecedentes también deben mantenerse privados y confidenciales, ya sea en línea o en forma física.
¿Se deben guardar los formularios I-9 en los archivos de personal?
Los empleadores que opten por conservar copias en papel de los documentos que presenten sus empleados pueden guardarlas con el Formulario I-9 del empleado o con los registros de los empleados. Sin embargo, USCIS recomienda que los empleadores mantengan el Formulario I-9 separado de los registros de personal para facilitar una solicitud de inspección.
¿Los archivos de personal son confidenciales?
La ley de California exige que todos los archivos y registros del personal de los empleados estén suficientemente protegidos contra la divulgación de terceros. El empleador debe tener cuidado de garantizar la confidencialidad de los registros de los empleados en todo momento.
¿Cómo se mantienen los archivos de recursos humanos?
Consejos para la organización del archivo de personalConfidencialidad: Mantener la confidencialidad es importante. Conozca las normas y reglamentos sobre quién puede ver qué documentos en el archivo de personal. Mantenga los archivos del personal bajo llave para su custodia. Documentación: haga que los empleados firmen cualquier formulario que se incluya en su archivo de personal.
¿Puede un empleado consultar su expediente personal?
A partir del 1 de enero de 2013, la ley de California establece que los empleados actuales y anteriores (o un representante) tienen derecho a inspeccionar y recibir una copia de los archivos y registros del personal relacionados con el desempeño del empleado o con cualquier queja relacionada con el empleado.
¿Qué registros de nómina se deben llevar?
Registros de nómina para conservar durante tres años
Nombre completo y número de seguro social del empleado.
Dirección, incluido el código postal.
Fecha de nacimiento (si es menor de 19 años)
Sexo.
Ocupación.
Hora y día de la semana en que comienza la semana laboral del empleado.
Horas trabajadas cada día.
Total de horas trabajadas cada semana laboral.
¿En qué formato se deben llevar los registros de nómina?
estar en forma legible y en inglés (preferiblemente en un inglés simple y sencillo) conservarse durante siete años. no se modificará a menos que sea para corregir un error.
¿Cuánto tiempo debe conservar los registros médicos de los empleados?
Registros médicos de los empleados. El registro médico de cada empleado debe conservarse y mantenerse durante al menos la duración del empleo más 30 años, a menos que una norma específica de seguridad y salud en el trabajo establezca un período de tiempo diferente. Por ejemplo, el estándar de ruido, 29 CFR1910.
¿Cuánto tiempo guarda los archivos de los empleados despedidos?
Los registros generales de empleo, los registros de jubilación y los registros de terminación de empleo deben conservarse durante un período de 7 años a partir de la fecha en que se modificó la entrada o la fecha en que finalizó el empleo del trabajador, lo que ocurra primero.
¿Cómo se gestionan los archivos de los empleados?
Ya sea que utilice archivos en papel, electrónicos o ambos, la consistencia es la clave para un mantenimiento de registros eficaz. Por ejemplo, si sus registros de contratación están ordenados por nombre de empleado, organice los registros de nómina de la misma manera. Mantenga el mismo sistema en todos los tipos de registros y asegúrese de que sus carpetas de archivos tengan nombres precisos y uniformes.
¿Dónde deben almacenarse los datos de los empleados?
Aquí hay cinco métodos diferentes para almacenar datos de recursos humanos:
Registros en papel. El papel es tangible y fácil de usar, pero se puede perder fácilmente y requiere mucho espacio de almacenamiento.
Expedientes Electrónicos Manuales.
Archivos compartibles.
Sistema Interno de Empresa.
Solución de gestión de capital humano (HCM) basada en la nube.
¿Cuánto tiempo tiene que conservar los formularios i9 para empleados despedidos?
Las regulaciones federales establecen que debe conservar un Formulario I-9 para cada persona que contrate durante tres años después de la fecha de contratación, o un año después de la fecha de finalización del empleo, lo que ocurra más tarde.
¿Cuánto tiempo se deben conservar los registros de nómina?
Cuánto tiempo deben conservarse los registros: Cada empleador deberá conservar durante al menos tres años los registros de nómina, acuerdos de negociación colectiva, registros de ventas y compras.
¿Qué sucede si la I-9 no se completa en 3 días?
Los empleadores deben completar y firmar la Sección 2 del Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo, dentro de los 3 días hábiles posteriores a la fecha de contratación de su empleado (la fecha de contratación significa el primer día de trabajo por pago). Si el trabajo dura menos de 3 días, debe completar la Sección 2 a más tardar el primer día de trabajo remunerado.